του Βασίλη Κουφού, Συμβούλου Βιώσιμης Επιχειρηματικότητας, ιδρυτή και principal managing partner της Capa Epsilon OSP
Δεδομένου ότι οι αρχές της σύγχρονης λογιστικής πρακτικής, θεσπίστηκαν για πρώτη φορά στις αρχές του 20ού αιώνα, το R2R model (record-to-report, δηλαδή σύνταξη αναφορών βάσει απολογιστικών στοιχείων), εγκαθιδρύθηκε ως η κυρίαρχη μέθοδος και διαδικασία. Αυτή η προσέγγιση διαχειρίζεται τον άξονα reporting – πληροφόρηση ως επαναληπτική διαδικασία βασισμένη στην απόλυτη αρχή της λογιστικοποίησης των οικονομικών γεγονότων βάσει παραστατικών. Ουσιαστικά, η πληροφορία θα ενσωματωθεί σε μία αναφορά, μόνον όταν ο καταχωρητής παραλάβει το προβλεπόμενο στοιχείο – συνήθως τιμολόγιο – το θεωρήσει ως έγκυρο (βάση του ισχύοντος νομικού πλαισίου ) και, εν τέλει, το εγγράψει στα λογιστικά του αρχεία.
Η συνύπαρξη της λογιστικής – ως πρακτική εφαρμογή και νομική συμμόρφωση – με την πραγματικότητα των ηλεκτρονικών υπολογιστών – απέδειξε γρήγορα – και μάλιστα επί τω πεδίω – ότι η διαδικασία R2R σχεδιάστηκε για να φιλοξενεί άκαμπτα λογιστικά συστήματα τα οποία πάσχουν σε επίπεδο λειτουργικής ενσωμάτωσης (integration), ώστε να αφομοιωθούν ομοιόμορφα σε άλλες πηγές δεδομένων, με επιθυμητό αποτέλεσμα την ολοκληρωμένη χρηματοοικονομική εικόνα ενός οργανισμού. Επιπλέον, η διαχειριστική πλευρά της λογιστικής εργασίας, συμπεριλαμβάνει πια, σειρά εργασιών που, ούτως ή άλλως εκφεύγουν εντελώς από τον ορίζοντα του R2R. Παράδειγμα, οι λογιστικές προβλέψεις ή θέματα που αφορούν αποτιμήσεις χαρτοφυλακίου ή ακινήτων. Επί της ουσίας δηλαδή, ζητήματα που παράγουν ή αφαιρούν κέρδος, καταδεικνύουν ή προφυλάσσουν από επιλογές, δημιουργούν ή πλήττουν το αίσθημα ασφάλειας έναντι της Διοίκησης, των μετόχων, των τραπεζών και των φορολογικών αρχών. Ωστόσο, η εφαρμογή ενός μοντέλου αντικατάστασης R2R ακόμη και σήμερα, ούτε έχει επιβληθεί, ούτε φυσικά έχει τυποποιηθεί.
Παρόλα αυτά, αναγκαία δεδομένα εξακολουθούν να διατηρούνται στα λογιστήρια και τις οικονομικές διευθύνσεις. Η βέλτιστη αξιοποίηση τους, είναι το αποτέλεσμα μιας καινοτόμου μεθόδου, η οποία έχει τη δυνατότητα να συνθέτει πληροφορίες, είτε αυτές έχουν τυπική προέλευση (πχ φορολογικά παραστατικά ή δεδουλευμένα λογιστικά γεγονότα), είτε αποτελούν προϊόν έγκυρης και τυποποιημένης εκτίμησης (πχ εκτέλεση συμβάσεων ή αποτιμήσεις αξιών). Η μέθοδος αυτή είναι η Διαρκής Λογιστική (Continuous Accounting Model).
Τι είναι η Διαρκής Λογιστική
Η Διαρκής Λογιστικής αποτελεί το επόμενο εξελικτικό βήμα στη λογιστική διαδικασία και ξεπερνά την απλή απολογιστική προβολή, σκοπεύοντας στην παροχή χρηματοοικονομικής πληροφορίας σε πραγματικό χρόνο, βοηθώντας ουσιαστικά το τρίγωνο διοίκηση – ελεγκτικός μηχανισμός – στρατηγικός σχεδιασμός.
Εφαρμόζοντας νεωτερικές οπτικές παραμέτρους, η προσέγγιση αυτή, περιλαμβάνει τρεις βασικές άξονες :
- Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων λογιστικών διαδικασιών, ώστε να διασφαλισθεί η εγκυρότητα των σταθερών δεδομένων
- Η κατανομή των λογιστικών καθηκόντων σε συνεχή βάση κατά τη διάρκεια της λογιστικής περιόδου (π.χ. μήνα, τρίμηνο ή έτος). Αυτό εξαλείφει τα σημεία συμφόρησης της περιόδου και συμβάλλει στην εξασφάλιση των λογιστικών εργασιών, ώστε να εκτελούνται στις πιο κατάλληλες στιγμές.
- Η εδραίωση μιας κουλτούρας συνεχούς βελτίωσης στη διαχείριση του λειτουργικού λογιστικού κύκλου. Το όφελος αυτής της διαδικασίας είναι προφανές, η διαρκής και έγκυρη – έγκαιρη επικαιροποίηση δεδομένων – αποφάσεων και στρατηγικών.
Η Διαρκής Λογιστική υπερβαίνει την απλή αυτοματοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών. Δημιουργεί ένα νέο θεμέλιο για οικονομική ευελιξία, αξιοποιώντας ολιστικά τις δυνατότητες των σύγχρονων λογισμικών.
Ένα σύνηθες όσο και διαρκές πρόβλημα στη λειτουργία μιας Οικονομικής Διεύθυνσης, είναι η συσσώρευση εργασιών στο τέλος της λογιστικής περιόδου. Στο σημερινό περίπλοκο, 24/7 παγκόσμιο επιχειρηματικό περιβάλλον, αυτό αποτελεί στρατηγικό μειονέκτημα. Επιπλέον, μπορεί να οδηγήσει σε χάος και σύγχυση, η οποία καταλήγει σε σφάλματα και υψηλά επίπεδα άγχους για τη λογιστική ομάδα. Η αντιστοίχιση τραπεζικών λογαριασμών αποτελεί καλό παράδειγμα των διαφορών μεταξύ R2R και Διαρκούς Λογιστικής. Πολλές εταιρείες λογιστικοποιούν τέτοιου είδους εργασίες, στο τέλος κάθε μήνα. Με Διαρκή Λογιστική, η λογιστικοποίηση – συμφωνία είναι μια συνεχής διαδικασία που εκτελείται καθημερινά. Τα οφέλη από τη διαδικασία αυτή μετρούνται ως εξοικονόμηση χρόνου, λιγότερο άγχος, υψηλότερη ακρίβεια, μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα ακριβέστερες οικονομικές καταστάσεις στο τέλος της λογιστικής περιόδου.
Πλεονεκτήματα και προδιαγραφές
Τα βασικά βραχυπρόθεσμα πλεονεκτήματα της Διαρκούς Λογιστικής, περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Μείωση σφαλμάτων – Η μη αυτόματη επεξεργασία συναλλαγών αυξάνει πάντα την πιθανότητα σφαλμάτων. Χρησιμοποιώντας συνεχή λογιστική, οι συναλλαγές καταχωρούνται όπως πραγματοποιούνται, αντί στο τέλος του μήνα, αυξάνοντας την ακεραιότητα των δεδομένων μειώνοντας παράλληλα τα σφάλματα.
- Δεδομένα σε πραγματικό χρόνο – Η επεξεργασία στοιχείων σε πραγματικό χρόνο, οδηγεί σε λήψη αποφάσεων με βάση τρέχοντα δεδομένα. Συνεπώς, ο επιχειρηματίας κινείται, πληροφορούμενος, σε άκρως επικαιροποιημένες συνθήκες.
- Βελτιστοποίησης των εργασιακών ροών – Η σωρευμένη ανάλωση χρόνου επεξεργασίας των λογιστικών συναλλαγών την τελευταία εβδομάδα του μήνα, δημιουργεί διαχειριστική και επιχειρησιακή συμφόρηση. Η υιοθέτηση διαδικασιών Διαρκούς Λογιστικής απαλείφει αυτές τις συνέπειες, καθώς οι ροές εργασίας καθίστανται ομοιόμορφες – και σαφώς παραγωγικότερες επί της ουσίας.
- Υψηλότερη ποιότητα αναλύσεων – Η ποιοτική χρηματοοικονομική ανάλυση απαιτεί πρόσβαση τόσο στα ιστορικά όσο και στα τρέχοντα δεδομένα. Το Διαρκής Λογιστική παρέχει πρόσβαση και στις δύο αυτές κατηγορίες
- Αύξηση της επίτευξης κανονιστικής συμμόρφωσης και μείωση της διαχείρισης κινδύνων – Η Διαρκής Λογιστική προσφέρει ένα επίπεδο διαφάνειας, διακριτά αναβαθμισμένο σε σχέση με την παραδοσιακή μεθοδολογία, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο για μια επιχείρηση να γίνει και να παραμείνει συμβατή με νομικά ή κανονιστικά πλαίσια, όσο σύνθετα ή απαιτητικά είναι. Συνακόλουθα, μειώνεται σημαντικά η εκθεσιμότητα σε διαχειριστικούς, επιχειρησιακούς και επιχειρηματικούς κινδύνους (ύποπτες συναλλαγές, εκτέλεση συμβατικών υποχρεώσεων, τήρηση εσωτερικών διαδικασιών, διευκόλυνση διείσδυσης εσωτερικού ελέγχου)
Οι τεχνικές προϋποθέσεις, προκειμένου ένα τέτοιο μοντέλο να καταστεί λειτουργικό, προϋποθέτει την ύπαρξη τριών συγκεκριμένων υποδομών :
- Σαφείς διαχειριστικές πολιτικές και διαδικασίες
- Τυποποίηση της πληροφοριακής ροής ανάμεσα στη διοίκηση και την οικονομική διεύθυνση
- Δέσμευση από πλευράς τήρησης χρονοδιαγραμμάτων
Ουσιαστικά, η επιχείρηση, διαμορφώνει ένα εσωτερικό κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας, παρόμοιο με αυτό που νομικά υφίσταται, αλλά με διαφορετικά προαπαιτούμενα και εξατομικευμένο περιεχόμενο.
Μεσο-μακροπρόθεσμες συνέπειες
Η εταιρεία, εφαρμόζοντας αυτό το μοντέλο, μπορεί να επιτύχει μεσο – μακροπρόθεσμους στόχους, δημιουργώντας ένα ποιοτικό απόθεμα υποδομών, ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί σε δομικές αλλαγές, είτε απλώς εσωτερικές, είτε ευρύτερα εξωτερικές (όπως η Πράσινη ή η Ψηφιακή Μετάβαση). Διασφαλίζει δηλαδή την ομαλή συνέχειά της χωρίς κανένα ή με τους ελάχιστους δυνατούς κραδασμούς. Το βάθος της εφαρμογής της Διαρκούς Λογιστικής δε, είναι ο πυρήνας για την ανάπτυξη βιώσιμης εταιρικής κουλτούρας, η οποία είναι το αξιολογικό υπόβαθρο, προκειμένου ένα εταιρικό σχήμα να δρα με επιτυχία, υπό τις προκλήσεις του 21ου αιώνα.
Δείτε το άρθρο όπως δημοσιεύθηκε εδώ
