Οι πολλές λάθος χρήσεις του εταιρικού ταμείου
–του Βασίλη Κουφού, οικονομολόγου – σύμβουλου βιώσιμης επιχειρηματικής ανάπτυξης
Υπάρχει ένα ερώτημα που, όταν τεθεί σε μικρό επιχειρηματία ή ελεύθερο επαγγελματία, παράγει σχεδόν πάντα την ίδια σιωπή : πόσα βγάζει η επιχείρησή σας τον μήνα, ανεξάρτητα από το πόσα βγάζετε εσείς;
Η σιωπή δεν οφείλεται σε άγνοια. Οφείλεται στο ότι το ερώτημα, για τη συντριπτική πλειονότητα των ατομικών επιχειρήσεων, δεν έχει απάντηση — διότι δεν έχει τεθεί ποτέ ως ξεχωριστό ερώτημα. Το ταμείο του γραφείου, του καταστήματος ή του συνεργείου και το ταμείο του σπιτιού λειτουργούν ως συγκοινωνούντα δοχεία, με μία μόνο ένδειξη ελέγχου : εάν στο τέλος του μήνα περίσσεψε κάτι.
Αυτή η πρακτική δεν είναι χαρακτηριστικό «μικρής» επιχείρησης. Είναι χαρακτηριστικό επιχείρησης χωρίς εργαλεία μέτρησης. Και οι συνέπειες είναι απολύτως συγκεκριμένες, σε τέσσερα επίπεδα.
1.Εμπορικά : τιμολογείτε χωρίς να γνωρίζετε το κόστος σας
Η τιμή είναι η σημαντικότερη απόφαση που λαμβάνει μια επιχείρηση. Και είναι η μόνη που δεν μπορεί να ληφθεί σωστά όταν τα ταμεία είναι ενοποιημένα.
Παράδειγμα, από τα πλέον συνήθη : επαγγελματίας με ετήσιο κύκλο εργασιών € 90.000 θεωρεί ότι «βγάζει» € 3.000 τον μήνα, επειδή τόσα αναλαμβάνει. Στην πραγματικότητα, η δραστηριότητα παράγει € 24.000 λειτουργικό αποτέλεσμα και τα υπόλοιπα προέρχονται από την αναβολή πληρωμών, από τον ΦΠΑ που δεν αποδόθηκε ακόμη και από ένα οικογενειακό απόθεμα που εξαντλείται σιωπηλά. Το συμπέρασμα που εξάγει είναι λάθος : ότι η τιμολόγησή του είναι επαρκής. Επί τρία χρόνια. Και όταν το διαπιστώσει, η διόρθωση απαιτεί αύξηση τιμών 25% σε πελατολόγιο που έχει ήδη συνηθίσει το αντίθετο.
Το ίδιο ισχύει για την πιστωτική πολιτική. Η πίστωση 60 ή 90 ημερών έχει κόστος : είναι κεφάλαιο κίνησης που δεσμεύετε δωρεάν για λογαριασμό του πελάτη σας. Όποιος δεν βλέπει διακριτά το ταμείο του, δεν αντιλαμβάνεται ούτε ότι χρηματοδοτεί τον πελάτη του από τις αποταμιεύσεις της οικογένειάς του.
2.Λογιστικά : το ταμείο-φάντασμα
Η αρχή της οικονομικής οντότητας — η θεμελιώδης παραδοχή ότι η επιχείρηση είναι διακριτή από τον φορέα της — δεν είναι ακαδημαϊκή λεπτομέρεια. Είναι η προϋπόθεση ώστε οι αριθμοί να σημαίνουν κάτι.
Όταν παραβιάζεται, το αποτέλεσμα είναι γνώριμο σε κάθε λογιστήριο : ισολογισμοί με «διαθέσιμα» δεκάδων χιλιάδων ευρώ που ουδέποτε υπήρξαν σε χρηματοκιβώτιο ή σε τραπεζικό λογαριασμό. Χρήματα που ξοδεύτηκαν χωρίς παραστατικό, αφήνοντας πίσω τους ένα λογιστικό υπόλοιπο το οποίο διογκώνεται χρόνο με τον χρόνο. Τυπικά, οι οικονομικές καταστάσεις υπάρχουν. Ουσιαστικά, είναι αφήγημα.
Προσοχή σε μια κρίσιμη διάκριση. Στην ατομική επιχείρηση ο νόμος δεν διαχωρίζει πρόσωπο και δραστηριότητα : η περιουσία είναι μία και η ευθύνη ενιαία. Ακριβώς γι’ αυτό ο διαχωρισμός οφείλει να επιβληθεί διοικητικά, από εσάς, αφού δεν επιβάλλεται νομικά. Στις κεφαλαιουχικές εταιρείες — ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΑΕ — ισχύει το αντίστροφο : ο διαχωρισμός είναι απόλυτος εκ του νόμου και η παραβίασή του παύει να είναι κακή συνήθεια. Γίνεται παράβαση.
3.Φορολογικά : ένα δάνειο με άγνωστο επιτόκιο
Η φορολογική διοίκηση διαθέτει σήμερα διασταυρώσεις που πριν από δεκαπέντε χρόνια δεν υπήρχαν : ηλεκτρονικά βιβλία και τιμολόγια, εικόνα τραπεζικών κινήσεων, ψηφιακή παρακολούθηση λιανικής, τεκμήρια. Το ενοποιημένο ταμείο παράγει τρεις σωρευτικές εκθέσεις :
- Μη εκπιπτόμενες δαπάνες. Η προσωπική δαπάνη που περνά ως επιχειρηματική δεν εκπίπτει και συμπαρασύρει τον ΦΠΑ που εκπέσατε, με προσαυξήσεις και τόκους.
- Προσαύξηση περιουσίας. Καταθέσεις που δεν καλύπτονται από δηλωθέν εισόδημα αντιμετωπίζονται με ένα από τα πλέον δυσμενή φορολογικά καθεστώτα.
- Χαρακτηρισμός αναλήψεων. Στα νομικά πρόσωπα, η ανάληψη μετρητών από τον εταίρο δεν είναι ουδέτερη πράξη : χαρακτηρίζεται ως μέρισμα, ως δάνειο ή ως παροχή σε είδος και φορολογείται αναλόγως.
Ας το θέσουμε ωμά : το ενοποιημένο ταμείο δεν είναι φορολογικός σχεδιασμός. Είναι δανεισμός από το μέλλον σας, με άγνωστο επιτόκιο και άγνωστη ημερομηνία λήξης.
4.Επιχειρησιακά : η επιχείρηση που δεν αποτιμάται
Η σοβαρότερη ζημία δεν είναι το πρόστιμο. Είναι η αδυναμία απόφασης.
Χωρίς αυτόνομο ταμείο, τα ερωτήματα που κρίνουν την επιβίωση μένουν αναπάντητα. Αντέχω μια πρόσληψη; Πόσους μήνες λειτουργώ εάν χάσω τον μεγαλύτερο πελάτη μου; Η αγορά του μηχανήματος είναι επένδυση ή σπατάλη; Είναι η φετινή αύξηση τζίρου κερδοφόρα ή απλώς πιο ακριβή;
Παράλληλα, κλείνει η πόρτα της χρηματοδότησης. Τράπεζες, εγγυοδοτικά σχήματα και επενδυτές εξετάζουν πρωτίστως τη συνέπεια των ταμειακών ροών — και ροές αναμεμειγμένες με το οικογενειακό βαλάντιο δεν είναι στοιχείο, είναι θόρυβος.
Και υπάρχει το τελευταίο, το πλέον παραγνωρισμένο : η αξία. Μια επιχείρηση χωρίς διακριτό ταμείο δεν αποτιμάται, δεν πωλείται και δεν κληροδοτείται, διότι δεν υφίσταται ως αυτοτελές οικονομικό αντικείμενο. Είναι μια θέση εργασίας που ο ιδιοκτήτης δημιούργησε για τον εαυτό του και η οποία εξαφανίζεται μαζί του.
Το kit της άμεσης διόρθωσης
Το ζήτημα δεν είναι ούτε διοικητικό, ούτε τεχνικό. Χρειάζονται πέντε πειθαρχίες, εφαρμόσιμες μέσα σε έναν μήνα :
α. Ξεχωριστός επαγγελματικός λογαριασμός, χωρίς εξαιρέσεις. Καμία προσωπική κίνηση, καμία «μία φορά μόνο».
β. Αμοιβή επιχειρηματία : Σταθερό ποσό, σταθερή ημερομηνία, όπως κάθε μισθοδοσία. Εάν η επιχείρηση δεν την αντέχει, αυτή είναι η πληροφορία που χρειάζεστε.
γ. Δεύτερος λογαριασμός για ΦΠΑ και ασφαλιστικές εισφορές : Μεταφορά του αναλογούντος ποσού με κάθε είσπραξη. Τα χρήματα αυτά δεν σας ανήκουν ποτέ.
δ. Κυλιόμενη πρόβλεψη ταμειακών ροών 13 εβδομάδων : Αντί μιας κατάστασης εισπράξεων – πληρωμών, οι εισροές πρέπει να τοποθετούνται στην εβδομάδα που πράγματι εισπράττονται και όχι σε εκείνη που τιμολογούνται, οι εκροές να χωρίζονται σε δεσμευμένες και διακριτικές. Το τελικό ζητούμενο δεν είναι το οριστικό υπόλοιπο αλλά το χαμηλότερο σημείο της περιόδου — εκεί βρίσκεται το πραγματικό όριο αντοχής. Είναι το μόνο από τα πέντε βήματα που απαιτεί τη συνδρομή ενός ειδικού : θέλει σχεδιασμό, εβδομαδιαία παρακολούθηση και τακτική επικαιροποίηση, ώστε το μοντέλο να διορθώνεται αντί απλώς να ανανεώνεται.
ε. Απόθεμα ρευστότητας τριών έως έξι μηνών λειτουργικών εξόδων, το οποίο λειτουργεί ως αποθεματικό (και άρα δεν προορίζεται για άμεση ανάλωση)
Το αποτέλεσμα δεν είναι περισσότερα χρήματα τον πρώτο μήνα. Είναι κάτι σπανιότερο και πολύ πιο κερδοφόρο μακροπρόθεσμα : ορατότητα.
Το ταμείο δεν είναι ένας κουμπαράς που ευημερεί. Είναι το βασικό όργανο ελέγχου μιας επιχείρησης : εκεί αποτυπώνεται η τιμολόγηση, η πιστωτική πολιτική, η φορολογική συνέπεια και, τελικά, η αξία της. Όποιος το συγχέει με το προσωπικό του πορτοφόλι δεν κάνει λογιστικό λάθος. Στερεί από την επιχείρησή του τη δυνατότητα να μετρηθεί, να χρηματοδοτηθεί και να μεταβιβαστεί. Με μία φράση δηλαδή, απλώς της στερεί το να υπάρξει.
